АнтиФинРазведка

Самый честный блог о финансовой системе Российской Федерации

Избавиться от бумажных архивов разрешит Минэкономразвития.

2021-06-08 ОЛЕГбизнес

Затраты бизнеса на содержание бумажных архивов составляют 6 миллиардов человеко-часов и около 3,5 триллионов рублей, что, в свою очередь, составляет 3,7 процента от ВВП страны за 2018 год. Например, Сбербанк тратит порядка 2,5 млрд. в год на содержание бумажных документов. Такая статистика на 2019 год приведена Правительством России в пояснительной записке к Законопроекту о конвертации бумажных документов в электронные и создании электронных архивов.

Цифры действительно впечатляющие, на сегодняшний день есть документы, которые необходимо хранить до 75 лет. Не всякий бизнес столько продержится.

Законопроект подготовлен в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Интересно, что в 2020 году в Правительстве упразднили департамент делопроизводства и архива, видимо и государство устало от тонн бумаги и серьезно взялось за этот вопрос.

Давайте разберемся, что предлагают сделать.

Вводится два новых понятия «конвертация электронного документа» и «электронный дубликат».

Под конвертацией электронного документа понимается преобразование исходного электронного документа из одного формата в другой с сохранением структуры и содержания. Это означает, что документы можно будет пересылать друг другу, например бизнес-партнерам или в государственные органы без ограничений и все они будут «оригиналами» имеющими юридическую силу. Сейчас скан-копия документа де-юре просто бумажка, никакой юридической силы закон ей не придает.

Под электронным дубликатом документа понимается представленная в форме электронного документа копия документа на бумажном носителе.

Дубликат документа является равнозначным исходному документу при одновременном выполнении следующих условий:

  1. дубликат документа создан обладателями исходного документа, доверенным лицом или лицензированным центром;

  2. в дубликате документа в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа;

  3. дубликат документа подписан усиленной квалифицированной электронной или собственноручной подписью лица, создающего дубликат документа;

  4. электронный дубликат документа или усиленная квалифицированная электронная подпись, которой он подписан, позволяет определить дату и время создания дубликата документа;

  5. соблюдены требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов (саму процедуру, правда, еще не придумали, отдали на разработку в Правительство).

Самый приятный момент рассматриваемого законопроекта - сокращение сроков хранения бумажных оригиналов документов. Если документ был конвертирован в другой формат или был создан электронный дубликат бумажного документа, то срок хранения бумажного документа сокращается до одного года (но с любимой оговоркой наших законодателей – «если иное не предусмотрено законом»).

Преимущества цифровизации, конечно, очевидны. Это и скорость взаимодействия, и экономия на обработке и хранении, и упрощения множества бизнес-процессов. «Сегодня, по разным оценкам, переход от бумаги в работе организации к электронным документам приводит к ускорению всех процессов в организации примерно в пять раз» (Алексей Минаев, заместитель директора департамента развития цифровой экономики Минэкономразвития).

Но, всегда есть но. В данном случае это безопасность и сохранность данных. Известны громкие дела, когда огромные организации буквально останавливались из-за потери данных. Хакеры из группы DarkSide организовали атаку на Toshiba. Хакеры утверждают, что похитили более 740 гигабайт информации, в том числе о новых бизнес-проектах и личные данные. Такой же хаос постиг ирландскую службу здравоохранения, им пришлось отключить компьютерную сеть, и врачи потеряли доступ к результатам анализов пациентов и другим документам. Подделка ЭЦП и попытка захватить бизнес уже не новость в наше время.

Итого, идея цифровизации очень здравая и должна сократить множество затрат, но задуматься о безопасности нужно уже сейчас.